مدیریت پروژه چابک یا اجایل (Agile)
آموزش

مدیریت پروژه چابک یا اجایل (Agile)

مدیریت پروژه با رویکرد اجایل (چابک)(Agile)

مدیریت پروژه چابک یا اجایل یا همان Agile Project Management) APM) یک رویکرد با استفاده از تکرار و تکامل برای فرآیند مدیریت پروژه و تحویل خروجی های پروژه است. اسکرام Scrum و کانبان kanban دو چارچوب انجام رویکرد چابک است. اسکرام چارچوبی است که بر پروژه هایی با تکرارهای با طول ثابت تمرکز دارد در حالی که کانبان بر انتشار مستمر تمرکز دارد و می تواند درهر زمانی صورت گیرد. به عبارتی اسکرام در قالب زمان بندی دقیق اجرا می گردد، در صورتی که کانبان نسبت به زمان بندی منعطف عمل می نماید.

مدیریت چابک چیست؟

مدیریت چابک یا مدیریت پروژه چابک (Agile project management) که به اختصار، APM هم خوانده می‌شود، رهیافتی در حوزه مدیریت پروژه است که روی تقسیم پروژه‌های بزرگ به تسک (هر واحد کار عملیاتی) قابل اندازه‌گیری که در مدت زمان کوتاه در طول مدت پروژه قابل انجام باشد، تمرکز دارد. تیم‌هایی که خود را با متدولوژی چابک تطبیق می‌دهند، قادرند کارهای خود را سریع‌تر انجام داده، با تغییرات پروژه‌ها بهتر سازگار شده و جریان کاری خود را بهینه کنند.

همانطور که از نام مدیریت چابک پیداست، چابک بودن به تیم‌ها اجازه می‌دهند تا برای تغییرات سریع، آماده باشند. معمولاً شرکت‌های نرم‌افزاری و آژانس‌های بازاریابی، به خوبی از تغییر نیاز‌ها و خواسته‌های کارفرما در طول پروژه آگاهی دارند؛ به همین دلیل رهیافت چابک می‌تواند امکان ارزیابی مجدد کارها در حین انجام کار و اعمال تغییرات لازم در پروژه را بدون خلل به کلیت پروژه، فراهم آورد.

اگر اطلاعات کمی از مدیریت چابک دارید، ممکن است در ابتدا دشوار و پیچیده به نظر برسد؛ اما هر چه شناخت بیشتر و بهتری به آن پیدا کنید متوجه می‌شوید که این چنین نیست و حتی در گذشته هم به همان شکل کار کرده بودید. با آنچه در این مقاله آموزش داده‌ایم می‌توانید مسیری کوتاه‌تر برای رسیدن به فرایندهای مدیریتی چابک پیدا کنید.

اصول روش چابک

12 اصل کلیدی وجود دارد که مدیریت پروژه چابک را هدایت می کنند:

  1. رضایت مشتری همیشه در اولویت قرار دارد و از طریق خدمات رسانی سریع و مداوم حاصل می شود.
  2. محیط های متغیر در هر مرحله از فرآیند پذیرفته می شوند تا مزیت رقابتی به مشتری ارائه دهند.
  3. یک محصول یا خدمات با بهترین شرایط تحویل داده می شود.
  4. سهامداران و توسعه دهندگان به طور روزمره از نزدیک همکاری می کنند.
  5. کلیه ذینفعان و اعضای تیم برای بهینه کردن بهتر پروژه انگیزه خود را حفظ می کنند و این در حالی است که تیم ها، ابزار
  6. ها و پشتیبانی لازم را در اختیار آن ها قرار می دهند و به آن ها در تحقق اهداف پروژه اعتماد می کنند.
  7. جلسات حضوری یا آنلاین به صورت تصویری کارآمدترین و مؤثرترین قالب برای موفقیت پروژه تلقی می شود. نتیجه نهایی پروژه موفقیت شما را نشان می دهد.
  8. توسعه پایدار از طریق فرآیند های چابک حاصل می شود که به موجب آن تیم های توسعه و ذینفعان قادر به حفظ سرعت ثابت و مداوم هستند.
  9. روش چابک از طریق تمرکز مداوم بر تعالی فنی و طراحی مناسب افزایش می یابد.
  10. سادگی پروژه، اصلی بسیار مهم است.
  11. تیم های سازماندهی شده بهترین معماری ها و طرح ها را توسعه داده و الزامات را برآورده می کنند.
  12. تنظیم زمانی منظم توسط تیم ها برای بهبود کارایی از طریق رفتار های منظم و دقیق استفاده می شود.

منظور از متدولوژی چابک چیست؟

متدولوژی مدیریت چابک، پروژه را به قسمت‌های کوچک تقسیم می‌کند. این قسمتها در هر دوره زمانی کاری که sprints خوانده می‌شود، انجام می‌شوند. معمولاً اسپیرینت‌ها از چند روز تا چند هفته، بر حسب نوع پروژه تقسیم‌بندی، برنامه‌ریزی و اجرا می‌شوند (مدت زمان معمول آن دو هفته است). در این بازه‌های زمانی باید صفر تا صد آن بخش پروژه (برنامه‌ریزی، اجرا، تحلیل، تست نهایی و …) انجام شود.

متدولوژی چابک تیم‌ها را قادر می‌سازد بخش‌بندی‌هایی را که به طور کامل انجام داده‌اند، مشخص کنند. این کار به تیم‌ها کمک می‌کند تا مشخص کنند کدام بخش‌های پروژه به طور موفقیت‌آمیز انجام شده و آنهایی که موفق نبودند، به چه علت بوده و چطور آن را اصلاح و تکمیل کنند. به کمک این رویه، شکست‌های پروژه در سطح کلان کاهش پیدا می‌کند چون بهبود مستمر، بخشی از چرخه عمر پروژه خواهد بود.

چه کسانی از مدیریت چابک استفاده می‌کنند؟

رهیافت مدیریت چابک برای کسب و کارهای مبتنی بر نرم‌افزار و تکنولوژی، شرکت‌های IT، بازاریابی و حوزه‌های مرتبط که به تغییرات متعدد در طول پروژه نیاز دارند بسیار مناسب است. کارشناسان بازاریابی، اساتید دانشگاه، حتی صنایع کلان مثل خودروسازی هم می‌توانند از متدولوژی مدیریت چابک پروژه برای ارائه محصولات نوآورانه در بازارهای بدون قطعیت استفاده کنند؛ اما بسیاری از سازمان‌ها در حوزه‌های مختلف، از APM استفاده می‌کنند و محدودیتی در این زمینه وجود ندارد.

در دنیای نرم‌افزار، زمانی که برای ساخت یا توسعه یک نرم‌افزار یا تکنولوژی تصمیم می‌گیرید، ممکن است ارائه تعریف دقیق از محصول نهایی وجود نداشته باشد. به همین دلیل مدیریت چابک برای چنین فضای مبهمی مناسب است تا با انعطاف‌پذیری بتوان تغییرات احتمالی و پیش‌بینی نشده در طول پروژه را مدیریت کرد.

برای استفاده از مدیریت چابک می‌توانید از کتاب‌ها و منابع آموزشی این حوزه، مشاوران مدیریت چابک و حتی نرم‌افزارهای مدیریت چابک استفاده کنید اما باید در نظر داشته باشید که هر تیم سازمان، به فرآیند چابک خاص خود نیاز دارد ولی همه تیم‌های سازمان هم باید بتوانند به صورت چابک، با یکدیگر همکاری داشته باشند.

فواید روش چابک

در ابتدا چابک برای صنعت نرم افزار ایجاد شده بود تا روند پروژه را برای شناسایی سریع مسائل و نقص ها به سرعت انجام دهد. این امر راهی را برای توسعه دهندگان و تیم ها فراهم می کند تا محصول بهتری را با روشی سریعتر، از طریق جلسات کوتاه، تکراری و تعاملی ارائه دهند.

در عرصه تحول دیجیتال، با مهاجرت بسیاری از شرکت ها به یک محل کار دیجیتال، چابک بهترین روش برای سازمان هایی است که به دنبال تغییر نحوه مدیریت پروژه ها هستند.

چابک می تواند به روشی بسیار قدرتمند به روند گسترده شرکت و هماهنگی ها کمک کند. بدین ترتیب، هم محل کار دیجیتال و هم چابک مزیت هایی دارند:

  • انعطاف پذیری بیشتر
  • بهره وری بیشر
  • شفافیت بیشتر
  • ارائه خدمات با کیفیت بالاتر
  • کاهش ریسک از بین رفتن اطلاعات
  • افزایش مشارکت و رضایت ذینفعان

مزایای مدیریت چابک کسب و کار

مزایای روش چابک برای مدیریت پروژه

در زمینه مدیریت پروژه، چابک به تیم های پروژه، اسپانسر ها، رهبران پروژه و مشتریان مزایای بسیار خاصی را ارائه می دهد که به شرح زیر است:

  • استقرار سریعتر راه حل ها
  • کاهش زباله از طریق به حداقل رساندن منابع
  • انعطاف پذیری و انطباق پذیری بیشتر
  • موفقیت بیشتر از طریق تلاش های متمرکز
  • turnaround times های سریعتر
  • تشخیص سریعتر مشکلات و نقص ها
  • فرآیند های بهینه سازی توسعه
  • یک چارچوب سبک تر
  • کنترل بهینه پروژه
  • افزایش تمرکز بر روی نیاز های خاص مشتری
  • افزایش فرکانس همکاری و بازخورد

مشکلات روش چابک

مانند هر روش دیگر، روش چابک برای هر پروژه ای مناسب نیست و همواره دقت کافی به منظور شناسایی بهترین متدولوژی برای هر موقعیت منحصر به فرد توصیه می شود.

در صورتی ممکن است روش چابک کارآمد نباشد که مشتری در اهدافش شفاف نباشد، مدیر پروژه یا تیم بی تجربه باشند یا شاید تحت فشار باشند و نتوانند درست کار کنند.

در طی فرایند توسعه، روش چابک به توسعه دهندگان، تیم های پروژه و اهداف مشتری کمک می کند، اما لزوماً برای به پایان رساندن پروژه و گرفتن نتیجه معقول، تمام احتیاجات نیست.

چابک ممکن است در سازمان های سنتی پذیرفته نشود به این دلیل که بعضی از سازمان های سنتی برنامه ها و راه حل هایی برای انجام پروژه های خود دارند که مدت هاست در حال انجام آن ها هستند و پذیرش تغییر این روال برای تیم آن ها با مشکلات و سختی هایی همراه می باشد.

همچنین ممکن است با مشتریانی که به فرآیند های سفت و سخت پایبند هستند و یا روش های عملیاتی خاص خود راد ارند، با مشکلاتی روبرو شوند.

چهار ارزش کلیدی مدیریت چابک چیست؟

در رویکرد چابک، 4 ارزش کلیدی و 12 اصل راهنما به شما کمک می‌کند تا تیم خود را با روش مدیریت چابک سازگار کنید. این ارزش‌ها به شرح زیر است:

1- افراد و تعاملات آنها مقدم بر فرآیندها و ابزارها هستند.

همانقدر که تکنولوژی به مدیریت و کسب و کار کمک می‌کند، افراد هم نقش مهمی در این نوع از مدیریت ایفا می‌کنند. تکیه زیاد بر فرآیندها و ابزارها می‌تواند مشکلاتی در ناتوانی سازگاری با تغییر شرایط ایجاد کند.

2- نرم‌افزارهای کاری بر اسناد جامع تقدم دارد.

هر چقدر هم که اسناد مهم هستند، نرم‌افزارهای کاری مهم‌تر هستند. این ارزش مدیریت چابک به اعضای تیم دقیقاً همان چیزی را می‌دهد که برای تمام کردن کار خود به آن نیاز دارند، بدون آنکه آنها را با حجم کاری بیش از حد مواجه کند.

3- اولویت همکاری مشتری به‌جای تمرکز بر قرارداد

مشتریان یکی از مهم‌ترین سرمایه‌های شما هستند. بهره‌گیری از بازخورد مشتریان طی روند کار به همسو شدن محصول نهایی و نیاز مشتریان منجر خواهد شد.

4- استقبال از تغییر به‌جای دنبال کردن برنامه اولیه

این مبحث یکی از تفاوت‌های بارز نسبت به مدیریت سنتی پروژه محسوب می‌شود. تغییر در گذشته امری هزینه‌بر و پردردسر قلمداد می‌شد. مدیریت چابک اعمال تغییر طی روند انجام پروژه را میسر می‌سازد. اسپرینت‌ها فرصتی برای بازبینی و اصلاح هستند.

عناصر مدیریت پروژه چابک (اجایل)

فرهنگی که تغییر در آن انتظار می­رود

مدیریت چابک به معنای استفاده از تخته کن­بن، داشتن جلسات ایستاده روزانه یا چیز­های از این دست نیست (این­ها عناصر یک روش خاص از مدیریت چابک است). مدیریت اجایل در هسته­ ی خود یک ذهنیت است که همه­ ی افراد از کارکنان گرفته تا مشتریان انتظار تغییر را دارند. شما نمی­توانید در ابتدا به مشتریان خود قول۱۰۰% همه چیز و یک تاریخ سررسید مشخص بدهید چرا که هر دوی شما می­ دانید که غیرواقعی است. اما می ­توانید به به آنها قول بدهید که در نهایت محصولی را خواهند داشت استفاده می ­کنند.

توسعه فزاینده

هر چرخه تکرار بر مبنای کارهای از قبل انجام شده شکل گرفته و به طور تدریجی محصول را بهبود می­ بخشد. همچنین شما منتظر انجام حجم انبوهی از کارها و انتشار آنها به یک­باره نمی ­مانید. به محض اینکه بخشی از کار تمام می­ شود شما آن را منتشر می­ کنید. یک چرخه تکرار ممکن است امکانات و ویژگی­ های لازم برای تضمین یک کمپین تبلیغاتی را به محصول اضافه نکند اما این امر اهمیتی ندارد چرا که هدف نهایی ما تحویل ارزش به مشتری است.

انتشارهای مکرر

چون نرم ­افزار به تدریج و به طور فزاینده توسعه پیدا می ­کند شما می ­توانید چرخه ­های کوتاه­ تری داشته و در انتهای هرچرخه ویژگی یا آپدیت های جدیدی را منتشر کنید. با این روش مشتریان هر چه سریعتر به ارزش محصول دست پیدا می­ کنند و می ­توانند آن را تایید کنند.

حلقه­ های بازخورد کوتاه

چون انتشار به دفعات مکرر اتفاق می ­افتد شما سریعتر می­توانید به بازخورد دست پیدا کنید. و چون شما سریعتر به بازخورد دست پیدا می­کنید با سرعت بیشتری می­توانید تغییرات لازم را رو محصول اعمال کرده و به ارزش دست یابید.

میزان درگیری و تعامل زیاد با مشتری

برا اینکه بیشترین بهره را از حلقه­ های بازخوزد کوتاه و انتشارات مکرر ببریم، شما نیازمند میزان درگیری و تعامل زیاد با مشتری خود هستید. نیاز دارید تا با مشتریان خود بعد از هر چرخه صحبت کنید و ببینید چگونه از نرم­افزار استفاده کرده و آیا ارزشی از این نرم ­افزار کسب می­ کنند.

گاهی مشتری برای ارائه بازخورد به شما در دسترس نیست. بعضی از روش­ های مدیریت اجایل (Agile) مانند اسکرام این مشکل را با در نظر گرفتن یک نقش در تیم به نام مالک محصول حل کرده است. این شخص به مانند نماینده مشتری عمل می­ کند و به نیابت از او رفتار می­کند. اگر تیم توسعه دهنده سوالی داشته باشد از او می ­پرسد. مالک محصول پیشرفت تیم را بررسی کرده و در انتهای چرخه های تکرار الویت های مشتری را دوباره ارزیابی می­ کند.

روش های محبوب چابک

در روش چابک روش های متداول و رایج وجود دارد که محبوبترین آن ها Scrum ،Kanban و Lean است. برخی از روش های دیگر چابک عبارتند از:

روش های محبوب چابک sanayeone

  • Scrum
  • Kanban
  • (Lean (LN
  • (Dynamic System Development Model, (DSDM
  • (Extreme Programming (XP)
  • Crystal
  • (Adaptive software development (ASD
  • (Agile Unified Process (AUP
  • Crystal Clear methods
  • Disciplined agile delivery
  • (Feature-driven development (FDD
  • Scrumban
  • (RAD(Rapid Application Development

روی آوردن از مدیریت سنتی پروژه به مدیریت پروژه چابک

موزش اعضاء تیم درباره نقش‌های جدیدشان، تعیین زمان برگزاری جلسات روزانه و چگونگی ورود آن‌ها به دنیای متودولوژی چابک، از نخستین قدم‌های روی آوردن به مدیریت چابک پروژه محسوب می‌شوند. سپس باید روند کار و موفقیت آنان در این فضای جدید را بررسی و پیگیری کنید. اگر اعضاء از سرعت و حجم کار رنج می‌برند علت چیست؟ اگر اعضاء داستان‌ها را به‌روز نمی‌کنند آیا همه چیز به‌طور شفاف تعریف شده است؟ پیگیری روند کار و موفقیت تیم در فضای جدید به اعضاء اطمینان می‌بخشد. به علاوه، مزایای استفاده از این سبک جدید مدیریت روشن‌سازی خواهد شد. همچنین، ارائه چهارچوبی جهت پرسیدن سوالات درست طی جلسات روزانه به تیم و اسکرام مسترها حائز اهمیت است. می‌توان در آینده و حین بازبینی فرایندها به این سوالات ارجاع داد. این کار همچنین در شناسایی بخش‌های نیازمند بهسازی و مطرح کردن سوالات جدید به اعضاء کمک می‌کند.

روی آوردن از مدیریت سنتی پروژه به مدیریت پروژه چابک

زمان استفاده از مدیریت چابک پروژه فرا رسیده است.

آنچه در این مقاله گفته شد، حاصل نکات کلیدی چند مقاله مختلف بوده و اساسی‌ترین و مهمترین بخش‌های مدیریت چابک پروژه را شامل می‌شوند. sاین فرایندها، این نرم‌افزارها، ابزارها، نقش‌ها و اصول به تیم شما در ورود به این دنیای جدید کمک می‌کند تا منعطف بوده و پذیرای تغییر باشید. مدیریت چابک مناسب همه افراد و گروه‌ها نیست؛ اما تیم‌هایی که از آن درست استفاده می‌کنند از مزایای بی‌شمار آن بهره‌مند شده و روند کار یکپارچه و نوآورانه‌ای خواهند داشت.

نکته:

رویکرد چابک تأکید می کند که کل تیم باید یک واحد یکپارچه باشد و کل تیم مسئول شکست یا موفقیت پروژه هستند، برخلاف مدیریت پروژه سنتی که در آن تنها مدیر پروژه مسئول همه ی ابعاد پروژه است.

نکته:

رویکرد چابک به افزایش ارتباطات تاکید دارد که یکی از عوامل کلیدی ایجاد این یکپارچگی است و از طریق جلسات روزانه امکان پذیر است.

نکته:

در مدیریت پروژه چابک، حجم زیاد مستندات وجود ندارد.

 

تصویر نویسنده
آرین حسینعلی میرزا

دیدگاهتان را بنویسید

دلیل بازگشت وجه