PMBOK چیست ؟ صفر تا صد هر چیزی که باید درباره pmbok بدانید
مدیریت پروژه نظمی از شروع، برنامه‌ریزی، اجرا، کنترل و خاتمه کار تیم برای دستیابی به اهداف خاص و برآورده شدن معیارهای موفقیت مشخص است. مدیریت پروژه به کار بردن دانش، مهارت‌ها، ابزارها و تکنیک‌ها در ارتباط با فعالیت‌های پروژه برای برآورده شدن الزامات پروژه است.
در این مقاله به مروری بر تعریف پروژه و استاندارد PMBOK در مدیریت پروژه می‌پردازیم.
پروژه چیست؟
هر سازمانی به اجرای یک سری کارهای خاص اشتغال دارد. این کارها عموماً شامل اجرای پروژه‌ها و یا عملیات است. هر چند که این موارد ممکن است همپوشانی‌هایی نیز با یکدیگر داشته باشند. عملیات و پروژه‌ها در بسیاری از ویژگی‌ها با یکدیگر مشترک می‌باشند، از جمله اینکه هر یک از آنها:
توسط افراد به اجرا در می‌آیند.
در قید و بند منابع محدود می‌باشند.
برنامه‌ریزی شده، به اجرا در آمده و کنترل می‌گردند.
پروژه‌ها اغلب به عنوان ابزاری در جهت دستیابی به برنامه‌های استراتژیک سازمان‌ها به اجرا در می‌آیند. اختلاف میان عملیات و پروژه‌ها در درجه اول از آنجا نشأت میگیرد که عملیات تکراری و پاینده بوده، در حالی که پروژه‌ها موقتی و منحصر بفرد می‌باشند. یک پروژه می‌تواند در قالب خصوصیات منحصر بفرد خود تعریف گردد.
پروژه تلاش بر عهده گرفته شده موقتی با هدف ایجاد یک محصول و یا ارائه خدمتی منحصر بفرد می‌باشد. موقتی بودن به مفهوم آن است که هر پروژه دارای تاریخ شروع و پایان مشخص و معینی است. یگانه بودن نیز در تعریف آن به این معنی است که این محصول و یا سرویس ارائه شده از برخی جنبه‌ها با سایر محصولات و سرویس‌های مشابه دیگر متفاوت می‌باشد.
در بسیاری از سازمان‌ها، “ پروژه‌ها ”، ابزارهایی برای پاسخگوئی به آن دسته از نیازها می‌باشند که از طریق اجرای عملیاتی محدود و معمول سازمان، امکان دستیابی به آنها میسر نیست.
کلیه سطوح یک سازمان، عهده‌دار اجرای پروژه‌ها می‌گردند. تعداد افراد درگیر در یک پروژه ممکن است تنها یک فرد خاص و یا هزاران هزار نفر را شامل بوده و مدت زمان اجرای آنها نیز ممکن است از چند هفته تا مدتی بیش از ۵ سال باشد. همچنین پروژه‌ها ممکن است تنها یک واحد سازمانی مشخص را درگیر کار خود نموده و یا با هدف همیاری و همکاری، از مرزهای سازمانی عبور نمایند.
پروژه‌ها به لحاظ نفس تحقق بخشی به استراتژی‌های یک سازمان، حیاتی می‌باشند. چرا که خود ابزارهایی برای اجرای این استراتژی‌ها به شمار می‌آیند. مثال‌هایی از انواع پروژه‌ها به قرار ذیل است:
- توسعه یک محصول جدید یا خدمتی نوین
- تغییر در ساختار یک سازمان و منابع انسانی
- طراحی یک وسیله نقلیه جدید
- توسعه و یا پیاده‌سازی یک سیستم نوین اطلاعاتی و یا اعمال تغییری در آن
- ساخت یک ساختمان و یا یک ابزار
- ساخت یک سیستم آبی در کشوری در حال توسعه
- اداره فعالیت‌های مرتبط با یک مبارزه در دفتری سیاسی
- اجرای یک رویه یا فرایند تجاری جدید
- خاصیت موقتی بودن پروژه (Temporary)
موقتی بودن به مفهوم آن است که هر پروژه دارای تاریخ شروع و پایان مشخص و معینی است. زمان پایان یک پروژه منوط به تحقق یکی از موارد ذیل است:
- به اهداف پروژه رسیده باشیم
- بر ما محرز گردد که پروژه نتوانسته و یا نخواهد توانست به اهداف خود دست یابد
- نیاز به اجرای پروژه از بین رفته و پروژه منقضی گرد.
- موقتی بودن پروژه‌ها لزوماً در مفهوم کوتاه بودن دوره زمانی اجرای آنها نیست. چه بسیار پروژه‌هایی که سال‌ها به طول می‌انجامند. به‌هرحال در همه
- موارد، طول مدت پروژه محدود است. پروژه‌ها تلاش‌ها و کوشش‌های متداوم و پاینده‌ای نمی‌باشند.
به علاوه عموماً مفهوم موقتی بودن در مورد محصول و یا سرویس ایجاد شده توسط پروژه به کار برده نمی‌شود. پروژه‌ها ممکن است خواسته و یا ناخواسته دستخوش تأثیرات و فشارهای محیطی، اجتماعی و یا اقتصادی گردیده و این تأثیرات موجب طولانی‌تر شدن زمان اجرای آنها گردند. اغلب پروژه‌ها متعهد به خلق نتایج پایا و بادوام می‌باشند.
تاریخچه استاندارد مدیریت پروژه PMBOK
اولین گواهینامه موسسه PMI، گواهینامه مدیریت پروژه حرفه‌ای PMP (Project management Professional) بود که در سال 1984 اعطا شد.
چرا استاندارد مدیریت پروژه PMBOK؟
استاندارد PMBOK به‌عنوان استاندارد استفاده‌شده در آزمون PMP است. گواهینامه PMP بر مبنای بررسی بهترین شیوه‌های بسیاری از شرکت‌ها است. مزایای استفاده از مدیران پروژه دارای گواهینامه PMP این است که این افراد آموزش‌دیده هستند. استاندارد مدیریت پروژه PMBOK هم برای شرکت‌ها و هم برای کارکنان ارزشمند است.
استاندارد مدیریت پروژه PMBOK به دلایل زیادی ارزشمند است که در اینجا به 3 مورد اشاره می‌کنیم:
اولین دلیل ارزشمندی استاندارد PMBOK این است که به شرکت‌ها امکان میدهد تا شیوه‌ها را در همه بخش‌ها استانداردسازی کنند.
دوم PMBOK می‌تواند به مدیران پروژه کمک کند تا با یک سیستم استاندارد در شرکت‌ها همکاری کنند. فردی که در شرکت X کار میکند، وقتی‌که به شرکت Y میرود می‌تواند از همان شیوه‌ها استفاده کند.
سوم PMBOK در مورد آنچه مؤثر است و کار میکند بحث میکند. روشهای مستند شده در استاندارد مدیریت پروژه PMBOK می‌تواند به افرادی که از چگونگی انجام مدیریت پروژه مطمئن نیستند کمک کند. استاندارد PMBOK همچنین در مورد آنچه مؤثر نیست و کار نمیکند نیز بحث میکند؛ و این از شکست و عدم موفقیت پروژه‌ها جلوگیری خواهد کرد.
سرانجام مدیران پروژه که با استاندارد مدیریت پروژه PMBOK آشنا هستند می‌توانند فرآیندهای مدیریت پروژه را متناسب با نیازهای شرکت خود تنظیم کنند (Tailoring). «برای نقض قوانین ابتدا باید قوانین را بدانید». هنگامی‌که مدیران پروژه زمانی را برای یادگیری قوانین مدیریت پروژه PMBOK سرمایه‌گذاری میکنند آنها همچنین در حال یادگیری اینکه کجا و چگونه می‌توانند قوانین را نقض کنند هستند.
PMBOK چیست؟
عبارت (PMBOK) مخفف Project Management Body Of Knowledge می‌باشد، در فارسی به گستره دانش مدیریت پروژه ، یا به شکل ساده‌‌تر به دانش مدیریت پروژه ترجمه شده.
منظور از Body Of Knowledge مجموعه‌ای کامل و جامع از اطلاعات و مهارت‌ها می‌باشد که یک حرفه را تشکیل می‌دهند.
PMBOK معروف‌ترین استاندارد جهانی در مدیریت پروژه است و رایج‌ترین معیار برای ارزیابی سیستم‌های مدیریت پروژه می‌باشد. به عبارت دیگر زبان مشترکی در مدیریت پروژه است.
استاندارد جهانی PMBOK یکی از بهترین استانداردهای مدیریت پروژه در دنیا می‌باشد که هر چهارسال یکبار مورد بازنگری سازنده‌ی آن یعنی PMI قرا میگیرد. PMBOK آیین‌نامه نیست، بلکه یک استاندارد است! اجرای آیین‌نامه اجباری و اجرای استاندارد اختیاری است.
راهنمای PMBOK بر اساس فرآیندهای انجام شده شکل میگیرد و تعریف میشود .
گروه‌های فرآیندی، فرآیندهای PMBOK را بر اساس توالی مفهومی آنها دسته‌بندی میکنند. در PMBOK پنج گروه فرآیندی وجود دارد:
گروه فرآیندی برنامه‌ریزی که برنامه‌ریزی پروژه را بر عهده دارد.
گروه فرآیندی اجرا که اجرای برنامه‌های پروژه را بر عهده دارد.
گروه فرآیندی نظارت و کنترل که مطابقت اجرا و برنامه را ارزیابی میکند.
گروه فرآیندی خاتمه که برخی کارهای پایانی پروژه را انجام میدهد.
PMBOK به مرور زمان کامل شده و اکنون با عنوان کتاب “راهنما برای پیکره دانش مدیریت پروژه” شناخته میشود و مورد استفاده قرار میگیرد.
به‌روش‌های (Benchmarks) مورد توصیه PMBOK در ۱۰ بخش ارائه شده‌اند. به هر کدام از این بخش‌ها یک حوزه دانشی می‌گویند. ۱۰ حوزه دانشی مورد توجه PMBOK در نسخه ۶ به ترتیب عبارتند از:
- مدیریت یکپارچگی (Integration Management)
- مدیریت محدوده (Scope Management)
- مدیریت زمانبندی (Schedule Management)
- مدیریت هزینه (Cost Management)
- مدیریت کیفیت (Quality Management)
- مدیریت منابع (Resource Management)
- مدیریت ارتباطات (Communication Management)
- مدیریت ریسک (Risk Management)
- مدیریت تامین/خرید (Procurement Management)
- مدیریت ذینفعان (Stakeholder Management)
در واقع مدیران و دیگر اعضای مرتبط با پروژه میبایست این حوزه های دانشی را بشناسند و از نحوه تاثیر گذاری آنها در پروژه و آنچه میبایست در قبال آنها در یک پروژه مدیریت شود اطلاع داشته باشند. علاوه بر این PMBOK پروژه را به 5 گروه فرآیندی تقسیم میکند. این 5 گروه عملا فازهای چرخه عمر پروژه هستند. این 5 گروه عبارتند از:
- آغازین (Initiating): فرآیندهای این فاز مرتبط با تعیین کلی محدوده یک پروژه و احذ تاییدات مرتبط است. خروجی این فاز “منشور پروژه” است.
- برنامه ریزی (Planning): فرآیندهای این فاز بر تعیین جزئیات محدوده، برنامه زمابندی، ریسکها و ذینفعان پروژه متمرکز است. خروجی اصلی این فاز “برنامه مدیریت پروژه” است.
- اجرا (Executing): فرآیندهای این فاز ناظر بر اجرای چیز است که در “برنامه مدیریت پروژه” (خروجی فاز قبل) تعیین شده است. خروجی اصلی این فاز “اقلام قابل تحویل پروژه” است.
- نظارت و کنترل (Monitoring and Controlling): فرآیندهای این گروه شما را در راستای مقایسه “اقلام قابل تحویل پروژه” با “برنامه مدیریت پروژه” راهنمایی میکنند. اگر انحرافات چشمگیر باشد مدیر پروژه تصمیم به ایجاد تغییرات برای برگرداندن پروژه در مسیر خواهد گرفت.
- خاتمه (Close): نهایتا فرآیندهای این گروه در زمان تکمیل یا اتمام پروژه بکارگرفته میشوند. مصنوعات پروژه در این فاز آرشیو شده و دانش پروژه مستند میشود.
در هر کدام از حوزه های دانشی و در فازهای مختلف پروژه فرآیندهای بوسیله PMBOK تعریف میشود. مجموع این فرآیندها در نسخه 6 برابر با 49 فرآیند است. جدول زیر پراکندگی این فرآیندها را در حوزه های دانشی و فازهای پروژه نشان میدهد. هر خانه از این جدول تعداد فرآیندهای مرتبط را مشخص میکند.
| آغازین | برنامه ریزی | اجرای | نظارت و کنترل | خاتمه | جمع | |
| مدیریت یکپارچگی | 1 | 1 | 2 | 2 | 1 | 7 |
| مدیریت محدوده | 4 | 2 | 6 | |||
| مدیریت زمانبندی | 5 | 1 | 6 | |||
| مدیریت هزینه | 3 | 1 | 4 | |||
| مدیریت کیفیت | 1 | 1 | 1 | 3 | ||
| مدیریت منابع | 2 | 3 | 1 | 6 | ||
| مدیریت ارتباطات | 1 | 1 | 1 | 3 | ||
| مدیریت ریسک | 5 | 1 | 1 | 7 | ||
| مدیریت تامین/خرید | 1 | 1 | 1 | 3 | ||
| مدیریت ذینفعان | 1 | 1 | 1 | 1 | 4 | |
| جمع | 2 | 24 | 10 | 12 | 1 | 49 |
آیا PMBOK یک استاندارد است؟
روی جلد نسخه چاپی PMBOK که بوسیله PMI منتشر میشود عبارت “Global Standard” به معنی استاندارد جهانی چاپ شده است. بعلاوه مهر سازمان استاندارد آمریکا ANSI نیز روی آن به چشم میخورد. اما آیا این دو نشاندهنده این هستند که PMBOK یک استاندارد است. باید گفت که در این مورد مناقشه زیادی وجود دارد. با اینکه لفظ استاندارد برای این مجموعه دانشی زیاد بکار میرود اما در متن خود آن نسبت به استاندارد بودن آن تصریحی نشده است. بعلاوه مهر سازمان استاندارد آمریکا مربوط به بخش کوچکی (حدود 40 صفحه) از متن این سند است که به عنوان استاندارد مدیریت پروژه از جانب ANSI شناخته میشود. این بدین معناست که مهر ANSI برای این است که این سند در بر گیرنده یکی از استانداردهای ANSI است که البته کمتر از 10 درصد کل سند را شامل میشود.
در مقاله ای در سایت PMI که به قلم Duncan, William R. در سال 1998 نوشته شده است این مسئله مورد توجه قرار گرفته و انواع استانداردها در سه دسته هنجاری، توصیه ای و تجویزی تقسیم شده اند و بر این اساس PMBOK واجد شرایط یک استاندارد دانسته شده است. اما واقعیت این است که حتی در بین سیاستگذاران PMI هم نظر واحدی در اینباره وجود ندارد.
آیا PMBOK تنها روش است
با آنکه بکارگیری PMBOK در مدیریت پروژه در سطح دنیا بسیار مرسوم است ما روشهای دیگری نیز هستند که از محبوبیت و کاربرد بالایی برخوردارند. یکی از آنها استاندارد PRINCE2 است که مخصوصا در کشور انگلستان، استرالیا و برخی کشورهای اروپایی دیگر مرسوم است. علاوه بر آن روشهای توسعه چابک (Agile) که بر پایه آنها متدولوژیهای متنوعی نظیر SCRUM ایجاد شده اند و شروع بکارگیری آنها از پروژه های توسعه نرم افزاری بوده است نیز در دو دهه اخیر توجه بسیار زیادی را به خود جلب کرده و موفقیتهای چشمگیری را داشته است. اینکه کدام یک از این رویکردها برای سازمان یا پروژه ای مناسب است بر اساس پارامترهای متنوعی تعیین میشود. برای مثال تقابل روشهای چابک با PMBOK در این مقاله ” انتخاب روش اجرا: مدیریت پروژه چابک در مقابل مدیریت پروژه سنتی و تاثیر بر PMIS “ مورد بررسی قرار گرفته است.
PMBOK و IPMP
در توسعه IPMP حوزه های دانشی و فرآیندهای PMBOK مد نظر قرار گرفته اند. اما IPMP هیچکاه ادعای تطابق مطلق با رویه های جزئی PMBOK را ندارد. به طور کلی باید گفت توسعه IPMP بر اساس تجربیات گروه توسعه و مشاوران در پروژه های داخلی خصوصا در حوزه نفت و گار (به صورت EPC) و عمرانی شکل گرفته است و کارایی خود را در عمل به اثبات رسانده است. ضمنا IPMP بکارگیری متدولوژی خاصی را در مدیریت پروژه اجبار نمیکند برای مثال ماژول مدیریت پروژه ها با متدولوژیهای حوزه Agile نیز در دست تهیه است و بزودی در اختیار مشتریان IPMP قرار میگیرد و همچنین برای بکارگیری موثر IPMP در پروژه هایی که به روش PRINCE2 مدیریت میشوند، مطالعه مستندات مربوطه IPMP به مدیران پروژه توصیه میگردد. همچنین برای مطالعه بیشتر این مطلب را مشاهده کنید: “تطابق IPMP با استاندارد PMBOK”.